Traduit de l’expression anglaise « Electronic Data Interchange » comme l’échange d’informations automatique entre deux entités à l’aide de messages standardisés, d’un ordinateur à un autre, l’EDI est devenu un système adopté par de nombreuses entreprises de diverses tailles intervenant dans différents domaines d’activité pour échanger des documents commerciaux avec leurs partenaires ou clients. La mise en place d’un système d’EDI ou Échanges de Données Informatisés est une opération délicate. Pour la réussir il est nécessaire de choisir une solution parfaitement adaptée aux besoins de votre entreprise ainsi qu’à ses contraintes. Pour y arriver, deux paramètres fondamentaux sont à prendre en compte. Il s’agit d’une part du Web EDI et des solutions EDI intégrées d’autre part.
Le Web EDI
Réputé pour le système le plus simple en matière d’échange de données informatisées, le Web EDI se distingue par un mécanisme de saisie manuelle dans un formulaire accessible par le biais d’Internet des informations à transmettre. Ces informations seront ensuite converties de façon automatique au format EDI normalisé et par leur transmission vers le partenaire commercial. Comme en témoigne le site ediservices.com , le Web EDI, est la solution privilégiée par les PME. Permettant l’utilisation de papier, le Web EDI a pour avantage de réduire les risques d’erreur de traitement et de baisser conséquemment les coûts liés à l’archivage des données. Néanmoins, il ne supprime pas les risques d’erreur de saisies et n’apporte pas l’ensemble des gains de productivité lorsque le volume de données à traiter augmente. La solution EDI intégrée devient à cet effet l’option à explorer.
Solutions EDI intégrées
Les solutions EDI intégrées sont très efficaces dans les échanges de documents commerciaux. Elles sont réputées pour leur automatisation complète des échanges, qu’il s’agisse de l’intégration ou l’extraction des transactions dans le logiciel de gestion ou encore de la traduction et la transmission sécurisée des flux EDI. Avec les solutions EDI intégrées, c’est la simplification des processus métiers et la fluidité assurée des échanges. Elles ont pour avantage de remédier aux risques d’erreurs liées à la saisie manuelle, de réduire les coûts administratifs et de gagner en productivité. Notons qu’il existe feux types de solution EDI intégrées à savoir l’EDI OnPremise ou EDI in situ et l’EDI hébergé ou EDI Saa.
l’EDI OnPremise ou EDI in situ est une solution internalisée. Il vous permet de prendre en charge l’ensemble du système comprenant le logiciel EDI, les équipements et connexions réseau dans votre datacenter.
L’EDI hébergé ou EDI SaaS quant à lui est une solution externalisée à travers laquelle la gestion de votre système et son déploiement sont confiés à un prestataire EDI. Elle est très avantageuse en matière de dématérialisation fiscale des factures.